Retrospektiven sind ideal, um Prozesse und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Wir zeigen, worauf es ankommt und bieten nützliche Ideen und Vorlagen für bessere Retrospektiven.
Alles über Retrospektiven
Herausragend gute Teams und Unternehmen sind stets bestrebt, besser zu werden. Der Weg zu einer tatsächlichen Verbesserung der Zusammenarbeit ist die strukturierte Reflexion - eine sogenannte Retrospektive.
Was ist eine Retrospektive?
Retrospektiven sind Meetings, in denen die Vergangenheit reflektiert wird, um Potenziale zur Verbesserung zu erkennen und geeignete nächste Schritte abzuleiten. Das Team analysiert und bewertet positive und negative Aspekte aus vergangenen Projekten. Anschließen identifiziert das Team gemeinsam konkrete Maßnahmen, um die zukünftige Zusammenarbeit zu optimieren. Retrospektiven sind somit unerlässlich, um kontinuierliche Verbesserungen sowohl auf Unternehmensebene als auch im Team zu ermöglichen.
In einer Retrospektive werden folgende Fragestellungen betrachtet:
Was lief gut - und warum?
Wo haben wir Verbesserungspotential?
Welche Maßnahmen leiten wir daraus ab, damit wir besser werden?
Die fünf Phasen einer Retrospektive
Eine klassische Retrospektive besteht aus fünf Phasen. Ziel der ersten Phase ist es, ein offenes und gutes Gesprächsklima zu schaffen. In Phase zwei sammelt das Team gemeinsam Themen, die anschließend – in Schritt drei – besprochen und analysiert werden sollen. Im vierten Schritt kristallisieren sich die konkreten Maßnahmen heraus. Abschließend wird Feedback gesammelt und das Meeting beendet.
Die fünf Phasen haben wir in einer Vorlage für eine Retrospektive zum Thema Aprilwetter für dich zusammengetragen.
Phase 1: Set the Stage (Gesprächsklima schaffen)
Bei dieser initialen Frage zu Beginn der Retrospektive, laden wir die Teilnehmenden ein, ihren inneren Gemütszustand mithilfe von Wettermetaphern zu verbalisieren. Tobt im Inneren gerade ein emotionaler Sturm, weil das Projekt nicht optimal läuft oder die Kommunikation zur Nachbarabteilung zu Missverständnissen führt? Oder ist gerade Sonnenschein und Regenbogen angesagt, weil ein großer Meilenstein erreicht wurde und die Kund*innen glücklich sind?
Optional kann man den Teilnehmenden auch ein Blatt Papier oder Legosteine geben, damit sie ihren Gemütszustand innerhalb von beispielsweise einer Minute selbst oder gegenseitig zeichnen bzw. bauen, bevor sie ihn vorstellen. Das erzeugt einen Rahmen, in denen vorherige Gedankenkreise kurz abgestellt werden müssen und alle Teilnehmenden nicht nur physisch, sondern auch mental im Meeting ankommen.
Phase 2: Gather Data (Themen sammeln)
Nachdem durch das innere Wetter die persönliche Perspektive mit dem Team geteilt wurde, geht es in der zweiten Phase dieser Retrospektive eine Ebene höher: Das Team sammelt gemeinsame Erlebnisse ihrer Zusammenarbeit, wie Erfolge, Herausforderungen, Missverständnisse etc. und ordnet jedes dieser Erlebnisse einem Wetterphänomen zu.
Das Ziel ist es, dass ein möglichst ganzheitliches Bild vom betrachteten Zeitraum (beispielsweise dem letzten Sprint) entsteht. Interessant ist dabei vor allem, wenn unterschiedliche Wahrnehmungen desselben Erlebnisses aufgedeckt werden.
"Was? Das Meeting am Montagmorgen war für dich ein Unwetter? Ich habe es definitiv als Sonnenschein empfunden."
Da die unterschiedliche Wahrnehmung in der Regel auf unterschiedlichen Vorerfahrungen und Informationen basiert, bietet sich in der Phase "Gather Data" der Retrospektive die Möglichkeit, diese Wissensunterschiede zu ebnen.
Phase 3: Generate Insights (Erkenntnisse gewinnen)
Nicht alle gemeinsamen Erlebnisse sind eine nähere Betrachtung wert. Doch vielleicht kristallisieren sich nach dem gemeinsamen Ebnen der Wissensunterschiede einige Themen oder Muster heraus, die näher betrachtet werden sollte, da sie Potenzial für die Ableitung konkreter Maßnahmen besitzen. Denn Ziel der Retrospektive ist es, sich stetig als Team zu verbessern und die Art und Weise der Zusammenarbeit an die sich konstant ändernden Rahmenbedingungen anzupassen.
Hier sollte bereits sichergestellt werden, dass das Team ausreichend präzise Optimierungspotenziale formuliert, damit die Maßnahmen im nächsten Schritt so konkret wie möglich werden.
Phase 4: Decide what to do (Entscheidungen treffen)
Am Ende der Retrospektive kommt das Team nicht um die Frage herum: Wer macht was bis wann? Je konkreter die Maßnahmen formuliert sind, desto größer ist auch ihre Umsetzungswahrscheinlichkeit und damit auch die Wahrscheinlichkeit für noch mehr Sonnenstunden in der gemeinsamen Zusammenarbeit.
Phase 5: Closing (Abschluss)
Als Abschluss bietet unsere Aprilwetter-Retrospektive ein Feedback zur Retrospektive selbst. Wie hat es den Teilnehmenden gefallen? Was sollte behalten werden und was braucht es nicht in der nächsten Retro?
Das Moderieren von Retrospektiven macht am meisten Spaß, wenn alle Teammitglieder aktiv am Format mitgestalten und die Verantwortung nicht alleine auf den Schultern der/des Moderator*i/e*n lastet.
Tipps für bessere Retrospektiven
Auch wenn man nicht agil arbeitet, kann man mithilfe einer Retrospektive wichtige Erkenntnisse gewinnen. Vor allem, wenn man nicht regelmäßig gemeinsam über die Zusammenarbeit reflektiert, ist es wichtig, dass man folgende Erfolgsfaktoren beachtet:
Tipp: Unsere Vorlagen für agile Meetings
Du möchtest deine Meetings spannender und agiler gestalten? Die gute Zusammenarbeit im Team fördern?
Hol dir unsere liebevoll gestalteten Vorlagen, Checklisten und Meeting Karten, um den Arbeitsalltag zum Erlebnis zu machen.
Jahresretrospektiven: Reflexion zum Jahresende
Das Jahresende bietet eine sehr gute Gelegenheit, um gemeinsam zurückzublicken und die wichtigsten Stellschrauben für einen erfolgreichen Start ins neue Jahr zu identifizieren.
Retrospektiven funktionieren mit entsprechenden Online-Tools, sehr guter Vorbereitung und einer disziplinierten Moderation hervorragend auch remote.
Für alle, die sich selbst daran versuchen möchten, haben wir kreative Vorlagen erstellt, die ihr in euer virtuelles Whiteboard einbauen könnt.
Unsere Vorlagen umfassen größtenteils die Phasen 2-4. Teilweise ist auch die letzte Phase dabei.
Unsere Vorlagen für deine Retro
Retrospektiven können zu verschiedensten Themen durchgeführt werden. So wird es nie langweilig und der Arbeitsalltag abwechslungsreich. Nutze gerne unsere 5 Vorlagen für deine Retro.
1. Box-Retrospektive
Die Box eignet sich ideal als Metapher für Retrospektiven. Die fünf Phasen einer Retrospektive lassen sich ideal über Fragen wie "Was soll rein/raus?" oder "Was soll recycelt werden?" veranschaulichen. Nutze hier gerne deine Kreativität für mehr anschauliche Beispiele.
2. Die Seestern-Retrospektive
Eine der bekanntesten Vorlagen für Retros ist die Seestern-Retrospektive. Man zeichnet dafür einen einfachen Seestern mit fünf Armen. Zwischen den Armen stehen die Begriffe "Start", "Stop", "Keep", "More" und "Less". So lassen sich alle Ideen der Retro kategorisieren und archivieren, damit die Zusammenarbeit im Team zukünftig noch besser wird.
3. Die Karneval-Retrospektive
Wir lieben saisonale Retrospektiven. Klar, dass wir auch eine zum Thema Karneval haben. Dabei nutzen wir Metaphern aus dem Karneval, um herauszuarbeiten, was im Team gerade richtig gut läuft und was verbessert werden sollte.
4. Heißluftballon-Retro
Ein Heißluftballon bietet eine tolle Verbildlichung für alle Fragen einer Retrospektive: Welche Hindernisse ziehen uns herunter? Was bringt uns voran? Und wo sollten wir einheizen? Nutze gerne unsere Vorlage für deine nächste Retro.
5. Segelboot-Retrospektive
Auch ein Segelboot kann als Inspiration für eine spannende Retrospektive dienen. Was ist der Wind in den Segeln des Teams? Was ist der Anker, der das Team zurückhält? Und welche Hindernisse liegen im Weg?
Fazit
Unsere wärmste Empfehlung ist: Macht eine Retrospektive! Sie ist nicht nur eine Möglichkeit, um die Leistung zu verbessern, sondern auch ein Weg, um eine gesunde Teamhygiene zu etablieren und beizubehalten.
Falls ihr Fragen zum Ablauf der Retrospektive, den Erfolgsfaktoren oder dem Poster habt oder Unterstützung bei der Planung und/ oder Umsetzung einer Retrospektive möchtet, könnt ihr uns gerne jederzeit kontaktieren.