Wie sieht eine erfolgreiche Workshop-Vorbereitung aus?
Unsere Arbeit besteht neben einigen Trainings zu 70% aus der Konzeption und Moderation von Workshops. Das Handwerkszeug, das dabei über die Jahre zusammenkam, geben wir auch vermehrt an andere weiter.
Wie kann ein Workshop also erfolgreich vorbereitet werden? Und welche Fehler sollten unbedingt vermieden werden? Hier findet ihr eine kurze Zusammenfassung.
Inhalt
Was wir häufig beobachten
Sicherlich, es braucht für einen Workshop natürlich passende Workshopmethoden und eine empathische Moderation. Doch der häufigste und gravierenste Fehler passiert aus unserer Beobachtung nicht in der Wahl der Methoden oder in der Moderation, sondern schon früher, ganz zu Beginn der Workshopvorbereitung.
Ein Workshop ist oft nur ein Puzzelteil der Lösung. Oft entstehen mit einem Workshop Todos, wie die Ideen aus dem Workshop umgesetzt werden können. Oft geht hier die Reise also erst los. Die Vorgehensweisen à la “Das Thema sollten wir lösen, lasst uns doch einfach einen Workshop dazu machen.” greift also leider zu kurz.
Wer plant, einen Workshop durchzuführen und damit starten möchte, diesen vorzubereiten, kann sich für einen erfolgreichen Workshop an den folgenden vier Schritten orientieren:
Schritt 1 Das Big Picture verstehen
Ein Workshop ist in viele Fällen nicht die Lösung eines Problems, sondern ein Puzzlestück auf dem Weg zur Lösung.
Darum stellt euch bei der Workshopvorbereitung als erstes die Frage, welche Rolle er realistisch spielen kann und soll. Was muss vorab geschehen? Welche Informationen müssen bis zum Workshop aufbereitet werden, damit fundierte Entscheidungen getroffen werden können? Was ggf. danach? Wenn die Todos nach dem Workshop vom Umfang einem kleineren oder größeren Projekt gleichen: Sind die Ressourcen dafür da? Welche Rollen braucht es? Wer fühlt sich dafür verantwortlich?
Schritt 2: Den Workshop in Teilzielen denken
Wenn als erster vorbereitender Schritt das Big Picture verstanden ist, kann es hilfreich sein, nicht sofort in Workshopmethoden und Workshop-Details zu denken, sondern zunächst auch den Workshop nochmal in Teilziele zu untergliedern. Ist die Gruppe schon vertraut genug miteinander, um sensible Fragestellungen offen und ehrlich zu diskutieren? Falls nicht, wie können wir das zum Start des Workshops sicherstellen? Haben wir ein gemeisames Problemverständnis, bevor wir in die Lösungsfindung gehen? Falls nicht, könnte das erste Zwischenziel des Workshops zunächst dieses gemeinsame Problemverständnis sein?
Schritt 3: Die richtigen Methoden wählen
Erst dann, wenn die Teilziele des Workshops klar sind, geht es in die Methoden. Um das Beispiel von eben nochmal aufzugreifen: Schaffen wir das gemeinsame Problemverständnis durch einen Impulsvortrag des CTOs? Oder durch den Austausch in Bereichsübergreifenden Kleingruppen? Oder durch das gemeinsame Sammeln im Plenum zu einer bestimmten Fragestellung? Je besser ich den vorherigen Schritt angegangen bin, also je konkreter ich meine Workshop-Teilziele benennen kann, desto sinnstiftender kann ich in meiner Workshoptoolbox passende Tools und Methoden finden, die diese Ziele erfüllen.
Schritt 4: Die Details planen
In der Workshop-Vorbereitung kommt die Planung des Details am Ende. Denn: Wenn der grobe Ablauf noch nicht rund ist, besteht die Gefahr, dass ich Arbeit in Details stecke, die ich dann doch wieder über den Haufen werfen muss.
Dennoch gilt für jede Workshop-Vorbereitung: Bei der Bearbeitung einem der vier Schritte kann es natürlich immer passieren, dass ich merke, dass ich nochmal zum vorherigen Schritt zurückhüpfen und eine Anpassung vornehmen muss.
Falls du und dein Team mehr zur Vorbereitung oder auch zur Moderation erfolgreicher Workshops lernen möchten: Wir geben unser Wissen in Vorträgen und Trainings weiter. Setz dich dafür gerne mit uns in Verbindung! team@leadventure.de
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