Zahlreiche Unternehmen und Teams schreiben sich kontinuierliche Verbesserung auf die Fahne, doch die meisten haben Schwierigkeiten damit, diese auch tatsächlich in der Praxis zu leben. Retrospektiven schaffen Abhilfe.
Was ist eine Retrospektive?
Retrospektiven sind ein Format, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren und sinnvolle nächste Schritte abzuleiten. In einem Meeting blickt man gemeinsam als Team in die Vergangenheit zurück. Durch die Analyse und Bewertung, was gut und was schlecht lief, lassen sich Maßnahmen finden, um die zukünftige Zusammenarbeit verbessern kann. Retrospektiven sind also essenziell, um als Unternehmen und Team kontinuierliche Verbesserung zu ermöglichen.
Die Basis für eine erfolgreiche Retrospektive
Es reicht leider nicht, ein Meeting „Retrospektive“ zu nennen, damit dieses Wunder der kontinuierlichen Verbesserung tatsächlich passiert. Eine Retrospektive benötigt einen Rahmen, den der/die Moderator*in wieder und wieder schaffen muss, damit echte psychologische Sicherheit entsteht und die wirklich kritischen Themen auch tatsächlich angesprochen werden.
Psychologische Sicherheit und freie Meinungsäußerung kann kein*e Vorgesetzt*e vorschreiben, sondern die Teilnehmenden müssen diese wiederholt erfahren, damit sie bereit sind, sich ihrem Team gegenüber zu öffnen.
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4 Erfolgsfaktoren für Retrospektiven
Die folgenden vier Erfolgsfaktoren können dir dabei helfen, schneller einen Raum der psychologischen Sicherheit in deinem Team zu schaffen. Du kannst die Vorlagen zu Beginn der Retrospektive vorstellen und sichtbar im Raum (bzw. auf dem digitalen White Board) hängen lassen, damit diese auch allzeit präsent sind.
Erfolgsfaktor 1: Prime Directive
„Unabhängig davon, was wir entdecken werden, verstehen und glauben wir aufrichtig, dass in der gegebenen Situation, mit dem verfügbaren Wissen und Ressourcen und unseren individuellen Fähigkeiten, jeder sein Bestes getan hat.“
Wenn also ein Fehler in der Zusammenarbeit passiert ist, suchen wir nicht beim Individuum nach der Schuld, da wir jeder Person unterstellen, nach bestem Wissen und Gewissen gearbeitet zu haben. Stattdessen suchen wir Optimierungsmöglichkeiten am System, damit niemandem etwas Ähnliches in Zukunft passieren kann.
Sobald deine Teammitglieder einige Male in der Retrospektive selbst erlebt haben, dass beim Gespräch über einen Fehler die erste Frage nicht lautet „Wer war es?“, sondern, „Was können wir ändern, damit das in Zukunft nicht passiert?“ oder „Wie lösen wir das Problem gemeinsam?“ werden sie nach und nach mutiger, auch unangenehme Themen anzusprechen.
Fehler, die passiert sind, werden dadurch schneller transparent gemacht und das ganze Team kann umgehend darauf reagieren, wenn noch der größtmögliche Handlungsspielraum besteht.
Erfolgsfaktor 2: Der Elefant
Du hast sicherlich schon einmal vom „Elefanten im Raum“ gehört. Dabei handelt es sich um ein Thema, das vermeintlich allen bekannt ist, aber niemand traut sich, das Thema anzusprechen, weil sie beispielsweise die Verantwortung bei jemand anderem sehen. Im schlimmsten Fall endet deine Retrospektive damit, dass einige Teilnehmenden schnaufen „Über die wichtigen Dinge haben wir gar nicht gesprochen“. Schnell verliert die Retrospektive dann ihre Wirkung und auch du als Moderator*in verlierst die Lust, denn noch kannst du keine Gedanken lesen.
Mit dem Elefanten als Erfolgsfaktor sensibilisieren wir unsere Teilnehmenden dafür, dass sie selbst in der Verantwortung stehen, kritische Themen anzusprechen, sobald sie ein Störgefühl merken. Der Elefant ist ein Hilfsmittel und signalisiert „Ich habe ein komisches Bauchgefühl bei der Sache“. Denn wir erwarten nicht, dass die Person, die den Elefanten zieht, diesen auch sofort in die perfekten Worte und Sätze bringen kann. Wir explorieren den Elefanten gemeinsam, sobald dieser als Karte (oder Plüschtier) gezogen wurde.
Ich habe mir selbst diesen Erfolgsfaktor im Jahr 2022 überlegt, als ich die Hürde für die Ansprache kritischer Themen in Retrospektiven reduzieren wollte. Da ich die Metapher „Elefant im Raum“ ohnehin regelmäßig verwendet habe, bot sich der Elefant als Symbolik an.
Du kannst wahlweise einfach die Karte vorstellen oder dir auch selbst ein Plüschtier organisieren. Sollte dein Team befremdlich gegenüber Plüschtieren oder Tiersymbolen reagieren, kannst du alternativ auch einfach eine gelbe Karte mit der gleichen Bedeutung einführen. Diese erfüllt den Zweck ebenfalls und bietet Dank der Sportwelt eine ebenfalls gängige Metapher.
Erfolgsfaktor 3: Las Vegas Regel
Jeder hat den Spruch schon einmal gehört „Was in Vegas passiert, bleibt in Vegas“. Gleiches gilt für gute Retrospektiven „Was in Retrospektiven passiert, bleibt in Retrospektiven“. Sicherlich wird der Großteil der Retrospektiven nicht unbedingt sensible Informationen enthalten, wenn sich jedoch jemand einmal öffnet oder etwas Negatives über jemanden außerhalb des eigenen Teams teilt, sollten sich diese Informationen nicht wie ein Lauffeuer in der Organisation verbreiten. Andernfalls war es das letzte Mal, dass kritische Themen in der Retrospektive angesprochen wurden.
Der/ die Moderator*in sollte entsprechend zu Beginn der Retrospektive die Las Vegas Regel einführen. Informationen dürfen nur mit vorheriger Zustimmung des Teams die Teamgrenzen verlassen.
Im Zweifel sollte diese Regel lieber etwas umfänglicher gelten. Wenn man sie nur auf „sensible“ Informationen beschränkt und die Teilnehmenden unterschiedliche Vorstellungen davon haben, was „sensibel“ bedeutet, kann das zu ersten Konflikten führen und die psychologische Sicherheit nachhaltig schädigen.
Mit der Zeit spielt sich im Team ein gemeinsames Verständnis davon ein, was „sensibel“ ist und was keiner vorherigen Abstimmung bedarf.
Erfolgsfaktor 4: Sprechreihenfolge
Dieser vierter Erfolgsfaktor ist vor allem in Teams relevant, in denen einzelne Personen einen überproportional großen Sprechanteil haben, sich nicht leicht unterbrechen lassen und/oder introvertierte Teammitglieder es nicht schaffen zu Wort zu kommen.
Von Online-Anwendungen wie Microsoft Teams oder Zoom kennen wir, dass Teilnehmende die virtuelle „Hand heben“ können, wobei zeitgleich die Sprechreihenfolge angezeigt wird. In Präsenzmeetings wird die Reihenfolge meist dadurch bestimmt, wer sich am besten in die nächste Sprechpause hineinquetschen kann.
Manche Menschen benötigen nur eine Sprechpause von wenigen Millisekunden, um mit gutem Gefühl ihren Wortbeitrag einzustreuen, andere wiederum fühlen sich erst dann wohl, wenn die Sprechpause einige Sekunden gedauert hat. Das hat nicht nur etwas mit der eigenen Introversion oder Extraversion zu tun, sondern auch mit dem Energielevel an diesem Tag. Auch wenn ich ein sehr extrovertierter Mensch bin, habe ich an manchen Tagen nicht die Energie, um mich zwischen zwei Wortbeiträge zu quetschen und potenziell gute Ideen könnten so verloren gehen.
So habe ich beispielsweise zu Beginn eines Workshops die Teilnehmenden pro Person eine für mich als Workshopmoderatorin relevante Information teilen lassen. Der Vorgesetzte sagte gleich über sich selbst „Ich rede gerne lang und viel - bitte unterbrecht mich“. Zwei weitere Mitarbeitende teilten, dass sie sich ungern in Gruppen zu Wort melden und ich mich nicht wundern soll, wenn sie nichts beitragen. Davon inspiriert, führte ich den Erfolgsfaktor der Gesprächsreihenfolge für meine Retrospektiven ein. Das Feedback von allen vierzehn Teilnehmenden war durchweg positiv, da sich die Gesprächsanteile besser verteilten. Der Vorgesetzte nahm weniger Raum ein und die anderen Teilnehmenden kamen öfter zu Wort. Einer der beiden, die zu Beginn sagten, dass er sich ungern in Gruppen zu Wort meldet, war über die gesamte Workshopdauer sehr aktiv. Sein Vorgesetzter hob am Schluss positiv hervor, dass er im gesamten vergangenen Halbjahr nicht so viele Wortbeiträge, wie in diesem Workshop von ihm gehört hat.
Dieses Beispiel zeigt erneut, wie wichtig die Rahmenbedingungen für die aktive Teilnahme aller Beteiligten sind.
Jedes Team ist anders und benötigt unterschiedliche Erfolgsfaktoren. Vielleicht hast du in diesem Blogbeitrag das ein oder andere Puzzlestück gefunden, um deine Teamretrospektiven noch ein wenig mehr an dein Team anzupassen.
Vier weitere Erfolgsfaktoren stellen wir im März im projektmagazin vor.
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